Polityka prywatności

Wersja z dnia 10.08.2026 r.

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników serwisu https://resmiasta-formularz.p.mayam.pl/, w szczególności osób korzystających z formularza rejestracyjnego na wydarzenie.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przekazywanych za pośrednictwem formularza jest:

Uniwersytet Szczeciński
al. Papieża Jana Pawła II 22a
70-453 Szczecin

Z Administratorem można skontaktować się:

• pocztą na wskazany powyżej adres,
• telefonicznie pod numerem 91 444 10 00,
• elektronicznie pod adresem: info@usz.edu.pl.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem:

iod@usz.edu.pl

2. Zakres zbieranych danych

Za pośrednictwem formularza rejestracyjnego mogą być zbierane w szczególności:

• imię,
• nazwisko,
• stopień lub tytuł naukowy,
• informacje dotyczące reprezentowanej instytucji lub jednostki,
• afiliacja,
• miejscowość i powiat – jeżeli dotyczy,
• informacje dotyczące pełnionej funkcji – jeżeli dotyczy,
• proponowany tytuł wystąpienia – jeżeli dotyczy,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• inne dobrowolnie podane dane kontaktowe,
• informacje dotyczące noclegu,
• informacje dotyczące środka transportu,
• informacja o udziale w wyjeździe studyjnym,
• inne informacje niezbędne do organizacji wydarzenia.

PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego

W przypadku osób deklarujących udział w wyjeździe studyjnym do Świnoujścia, jeżeli jest to niezbędne do uzyskania wymaganej przepustki lub spełnienia wymogów związanych z dostępem do miejsca objętego wyjazdem, mogą być dodatkowo zbierane:

• numer PESEL,
• numer i seria dowodu osobistego.

Dane te nie są wymagane od osób, których udział w wydarzeniu nie wymaga ich podania.

PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego są wykorzystywane wyłącznie w celu związanym z organizacją wyjazdu i uzyskaniem wymaganej przepustki lub dokonaniem wymaganej identyfikacji uczestnika.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularza są przetwarzane w celu:

1. przyjęcia i obsługi zgłoszenia uczestnika;
2. rejestracji na wydarzenie;
3. organizacji udziału uczestnika w wydarzeniu;
4. kontaktu organizacyjnego z uczestnikiem;
5. przygotowania programu wydarzenia, w szczególności w przypadku osób zgłaszających wystąpienie;
6. organizacji noclegów i transportu – jeżeli uczestnik korzysta z tych możliwości;
7. organizacji wyjazdu studyjnego do Świnoujścia;
8. przygotowania danych wymaganych do uzyskania przepustki lub dostępu do miejsca objętego wyjazdem – wyłącznie w odniesieniu do osób, których to dotyczy;
9. zapewnienia bezpieczeństwa oraz prawidłowego funkcjonowania formularza i serwisu.

Dane nie są wykorzystywane do marketingu bezpośredniego ani do profilowania uczestników.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Dane podawane w formularzu są przetwarzane w związku z rejestracją i organizacją udziału w wydarzeniu.

W zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie udzielonej przez uczestnika zgody, podstawę prawną stanowi art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli określone dane, w tym PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego, są niezbędne do organizacji wyjazdu studyjnego lub uzyskania wymaganej przepustki, ich niepodanie może uniemożliwić udział w tej części wydarzenia.

Dane techniczne związane z korzystaniem z serwisu mogą być przetwarzane w zakresie niezbędnym do zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, zapobiegania nadużyciom i rozwiązywania problemów technicznych.

5. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak podanie danych oznaczonych w formularzu jako wymagane jest niezbędne do skutecznego przesłania zgłoszenia i rejestracji na wydarzenie.

Niepodanie danych wymaganych może skutkować brakiem możliwości rejestracji lub skorzystania z określonej części wydarzenia.

PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego wymagane są wyłącznie w sytuacji, gdy ich podanie jest niezbędne do organizacji wybranego przez uczestnika wyjazdu oraz uzyskania wymaganej przepustki.

6. Odbiorcy danych

Dostęp do danych osobowych mogą posiadać wyłącznie osoby upoważnione przez Administratora oraz podmioty uczestniczące w organizacji wydarzenia w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych im zadań.

Dane mogą być przekazywane w szczególności:

• osobom upoważnionym do organizacji i obsługi wydarzenia,
• podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi informatyczne i hostingowe,
• podmiotom zapewniającym techniczną obsługę serwisu i formularza,
• podmiotom odpowiedzialnym za organizację noclegów lub transportu – wyłącznie w niezbędnym zakresie,
• podmiotowi odpowiedzialnemu za wydanie przepustki lub kontrolę dostępu podczas wyjazdu studyjnego – wyłącznie w zakresie danych niezbędnych do tego celu,
• innym podmiotom uprawnionym do otrzymania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora przetwarzają dane na podstawie odpowiednich umów oraz wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora, jeżeli występują w charakterze podmiotu przetwarzającego.

7. Szczególna ochrona danych identyfikacyjnych

Ze względu na charakter danych takich jak PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zabezpieczenie ich przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Dane te przechowywane w systemie obsługującym formularz są zabezpieczane z wykorzystaniem mechanizmów szyfrowania, a dostęp do ich odszyfrowanej postaci jest ograniczony do upoważnionych osób, które potrzebują tych danych do realizacji określonego celu.

Dane identyfikacyjne nie są przeznaczone do publikacji ani wykorzystywania w innych celach niż wskazane w niniejszej Polityce.

8. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do:

• przeprowadzenia procesu rejestracji,
• organizacji wydarzenia,
• zapewnienia obsługi uczestników,
• zakończenia czynności organizacyjnych związanych z wydarzeniem,

a następnie przez okres wymagany przepisami prawa albo niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń, jeżeli znajdzie to zastosowanie.

PESEL oraz numer i seria dowodu osobistego będą przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, w szczególności organizacji wyjazdu i uzyskania wymaganej przepustki, a następnie zostaną usunięte, jeżeli nie istnieje inna podstawa prawna dalszego ich przetwarzania.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje – na zasadach określonych w RODO – prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu swoich danych,
• dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych danych,
• żądania usunięcia danych,
• żądania ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych – jeżeli znajdują zastosowanie przesłanki przewidziane w RODO,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – jeżeli podstawą danego przetwarzania jest przesłanka pozwalająca na skorzystanie z tego prawa,
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych na dane wskazane w pkt 1.

Jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych narusza obowiązujące przepisy, ma prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane przekazane za pomocą formularza nie są wykorzystywane do podejmowania wobec uczestników decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym do profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na uczestnika.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru przetwarzanych danych oraz ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

W szczególności stosowane mogą być:

• szyfrowane połączenie HTTPS,
• kontrola i ograniczenie dostępu do danych,
• indywidualne uprawnienia osób posiadających dostęp do systemu,
• zabezpieczenia systemu informatycznego,
• szyfrowanie danych wymagających zwiększonej ochrony,
• wykonywanie kopii bezpieczeństwa i zabezpieczanie systemu przed nieuprawnionym dostępem.

12. Dane techniczne i adres IP

W związku z korzystaniem z serwisu automatycznie mogą być przetwarzane podstawowe informacje techniczne dotyczące połączenia, takie jak:

• adres IP,
• data i czas połączenia,
• informacje o używanej przeglądarce,
• informacje dotyczące systemu operacyjnego,
• informacje dotyczące błędów i działania serwisu.

Dane te mogą być wykorzystywane w celach technicznych, zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, diagnostyki błędów i ochrony przed nadużyciami.

13. Pliki cookies

Serwis może wykorzystywać pliki cookies niezbędne do jego prawidłowego i bezpiecznego funkcjonowania, w szczególności do prawidłowej obsługi formularza.

Użytkownik może zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ograniczenie obsługi niektórych plików cookies może wpłynąć na prawidłowe działanie formularza lub innych funkcji serwisu.

Jeżeli w przyszłości w serwisie zostaną zastosowane narzędzia analityczne, marketingowe lub inne technologie wykorzystujące pliki cookies niewymagane do działania serwisu, informacje zawarte w niniejszej Polityce zostaną odpowiednio zaktualizowane, a użytkownikowi zostanie zapewniony mechanizm zarządzania zgodami, jeżeli będzie wymagany przepisami.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka prywatności może zostać zmieniona w przypadku zmian sposobu działania serwisu, zakresu zbieranych danych, wykorzystywanych technologii albo obowiązujących przepisów prawa.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie dostępna w serwisie https://resmiasta-formularz.p.mayam.pl/.